Overview
プロジェクト概要
100社以上の顧問先を抱える社会保険労務士事務所向けに、法定期限・手続案件・必要書類・担当者の進捗・顧問先への連絡を一元管理する業務システムを開発しました。
顧問先・手続きテンプレート・案件・書類チェックリスト・通知履歴をkintoneで関連付け、Pythonの日次期限スキャンが年次手続きを自動案件化。書類回収の段階通知はChatworkとLINEで使い分け、面談予約も案件へ紐付けます。
- 業種
- 社会保険労務士事務所
- ロール
- 業務フロー整理 / 要件定義 / kintone設計 / Python日次処理開発 / テスト・運用支援
- 技術
- Python / kintone REST API / Chatwork API / LINE Messaging API / Webhook / 日次バッチ処理 / 営業日・休日計算 / 冪等性設計
01 — 課題
100社以上の期限が、担当者ごとのExcelに分散
各スタッフが自分のExcelや個人カレンダーで担当顧問先の期限を管理し、所長は事務所全体を横断的に把握できませんでした。算定基礎届や年度更新など毎年の案件は前年ファイルの複製で作られ、追加漏れや前年度日付の残りが発生。顧問先への連絡も担当者任せで履歴が分散していました。
- 期限が担当者のExcelに属人化
- 毎年の案件作成が手作業で漏れが発生
- 法定期限だけで内部の作業期限が未管理
- 顧問先への連絡履歴が分散
02 — 解決策
毎日、期限ルールを確認し必要な案件を自動生成
Pythonの日次サービスが、有効な顧問先と手続きテンプレートから当年度・次年度の期限を計算し、未作成の年次案件を自動生成、タスクと書類チェックリストも同時に用意します。イベントを待たず日付と期限ルールを毎日比較する方式で、法定期限とは別に資料依頼から上長レビューまでの内部期限を段階管理し、営業日・休日も考慮します。
- 日付と期限ルールを毎日比較して案件を発見
- 年次手続きをテンプレートから自動案件化
- 法定期限と内部作業期限を分離して段階管理
- 営業日・休日を考慮した期限計算
03 — 解決策
書類の回収状況を可視化し、ChatworkとLINEで段階通知
手続きごとの必要書類を依頼・受領・不備・再提出まで状態管理し、案件画面から回収状況を確認できるようにしました。事務所内へはChatwork、顧問先へはLINEを使い分け、顧問先IDや通知段階から作った一意の通知キーで、同じ通知が毎日送られないよう冪等に制御します。
- 必要書類の依頼から再提出までを状態管理
- 事務所内はChatwork、顧問先はLINEで通知
- 通知キーによる冪等な段階通知
- LINEには機微情報を載せず確認ページへ誘導
04 — 成果
全顧問先を横断管理し、予約を案件へ直接接続
個人Excelに分散していた期限をkintoneへ集約し、所長が事務所全体の進捗を横断的に確認できるダッシュボードを構築。年次手続きの自動案件化で複製作業を削減し、資料依頼から上長レビューまで段階管理することで期限直前の対応集中を防ぎやすくしました。面談予約もWebhookで案件へ紐付け、準備から提出・完了までを一つの流れにしています。
- 全顧問先の進捗を横断管理
- 年次案件の自動生成で複製作業を削減
- 段階管理で期限直前の集中を防止
- 面談予約を手続案件へ直接接続
Results
成果
個人Excelに依存していた期限管理を、事務所全体で守る仕組みへ移行しました。年次手続きの自動案件化、段階的な期限管理、Chatwork/LINE通知、予約システム連携により、準備から面談・提出・完了までを一つの流れで管理できます。削減時間や期限超過率は実測値がないため、導入した仕組みと改善内容を中心に掲載します。
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