Overview
プロジェクト概要
プロダクトの利用データと契約情報が分断されていたBtoB SaaS企業向けに、日次の利用データ集計とHubSpot連携、ヘルススコアによる解約リスクの可視化、Slack通知、更新フォロー、AIによるメール下書き作成までを一つの業務フローとして設計・開発しました。
利用状況の確認が月1回のCSVエクスポートと目視に依存していた状態から、日次の自動監視へ移行。契約更新日を基準にT-90・T-60・T-30の更新フォローを自動生成し、リスクを検知した瞬間から対応を開始できる運用を整えました。
- 業種
- BtoB SaaS
- ロール
- 要件整理 / システム設計 / ヘルススコア設計 / HubSpot連携開発 / テスト
- 技術
- HubSpot API / HubSpot Workflow / Node.js / TypeScript / PostgreSQL / Slack API / LLM API / 日次バッチ処理
01 — 課題
利用状況と契約情報が分断され、解約リスクの気づきが遅れる
プロダクトの利用データとHubSpotの契約情報が別々に管理され、両方を同時に確認できませんでした。利用状況の把握は月1回のCSVエクスポートと目視に依存し、利用低下への気づきが更新直前になってから、という状態でした。
- 利用データと契約情報が別システムで分断
- 月1回のCSV確認で把握がリアルタイムでない
- 利用低下の判断基準が担当者ごとにばらつく
- 気づきが更新直前になり対応の余裕がない
02 — 解決策
利用データを日次集計し、ヘルススコアでHubSpotへ可視化
プロダクトDBの利用データをNode.js/TypeScriptで日次集計してPostgreSQLに履歴保存し、ログイン頻度・機能利用状況・席数利用率・利用傾向を重み付けでスコア化。算出したヘルススコアと契約情報をHubSpot上へ自動反映し、契約と利用状況を一元的に確認できる状態へ統合しました。
- 利用データを日次集計し履歴として保存
- 4つの利用指標を調整可能な重み付けでスコア化
- 判定理由を確認できる透明なヘルススコア設計
- スコアと契約情報をHubSpotへ自動反映
03 — 解決策
リスク検知から更新フォロー・AIメール下書きまで自動化
ヘルススコアが基準を下回った顧客をHubSpot Workflowで自動抽出してSlackへ即時通知。契約更新日を基準にT-90・T-60・T-30の更新フォロータスクを自動生成し、LLM APIでチェックインメールの下書きを作成、CS担当者が確認・修正して送信する運用を設計しました。
- 基準を下回った顧客をSlackへ即時通知
- T-90・T-60・T-30の更新フォローを自動生成
- LLM APIでチェックインメールの下書きを作成
- 送信はCS担当者の確認を前提とした設計
04 — 成果
月次の目視確認から、日次の自動監視へ
契約情報と利用状況を一つの画面で確認できる状態を実現し、月次の目視確認から日次の自動監視へ移行。利用低下を早期に可視化し、更新前の対応漏れを防ぐフォロー体制を整備しました。
- 契約と利用状況を一画面で確認
- 日次の自動監視で利用低下を早期可視化
- 更新前の対応漏れを防ぐフォロー体制
- 冪等性・リトライを備えた安定した連携処理
Results
成果
利用状況と契約情報を統合し、解約リスクを更新前に検知できる運用を実現しました。実測値ではなく、月次の目視確認を日次の自動監視へ変えた仕組みそのものを成果として掲載しています。
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